Qué automatiza de verdad el software de admisión de clientes, y dónde se detiene.

La automatización de la admisión se detiene donde empieza el criterio

Lawmatics vende tres planes y no publica cifra en dólares para ninguno. Essential exige al menos tres usuarios, permite 500 contactos y enumera admisión de clientes, gestión de prospectos, calendario, formularios personalizados, firma electrónica con un tope de 50 envíos, gestión de tareas y verificación básica de conflictos. Premium mantiene el mínimo de tres usuarios, sube el techo a 10,000 contactos y agrega automatización de flujos de trabajo y de marketing, agendamiento por turnos rotativos, verificación avanzada de conflictos, reportes y analítica. Enterprise exige cinco usuarios y se cotiza al despacho. La página no define qué separa la verificación básica de la avanzada.

Una página aparte de Lawmatics sobre automatización de la admisión describe el trabajo mecánico: formularios de admisión personalizables, correos de seguimiento, consultas agendadas sin gestión manual del calendario, solicitudes de archivos, documentos enviados para firma electrónica, mensajes SMS y MMS, y reportes de dónde vinieron los prospectos. Esa es la parte de la admisión que el software corre de verdad sin supervisión. No decide si el despacho puede aceptar el asunto, y la secuencia en la que viven esos pasos, conlos deberes que nacen en cada etapa de ella, no cambia porque un sistema esté ejecutando los pasos.

El plan importa. PracticePanther lista Solo en 59 dólares por usuario al mes con facturación mensual, o 49 con facturación anual. Essential está en 79 mensual o 69 anual, Business en 99 mensual o 89 anual, y Business Pro en 124 mensual o 114 anual. Los formularios de admisión y la firma electrónica nativa, con envíos ilimitados, aparecen solo en Business y Business Pro. El portal del cliente viene incluido en todos los planes. La comparativa no menciona la verificación de conflictos.

CasePeer, en la opción mensual de su propia página de precios, lista Basic en 90 dólares por usuario al mes, Pro en 130 y Advanced en 160, y señala que no se requiere contrato de largo plazo ni cuota de instalación. Sus funciones de admisión y prospectos incluyen seguimiento del origen del caso, seguimiento de prospectos, gestión de admisión, formularios de admisión y un portal de admisión, con un Intake Investigator Portal limitado a Advanced. La firma electrónica es un complemento en todos los niveles. Esa página tampoco menciona la verificación de conflictos.

Smokeball lista Bill, Boost, Grow y Prosper+, no publica cifras en dólares y dice que el precio depende del número de usuarios, el plan, la duración del contrato y los productos opcionales. La admisión es un complemento en Bill, Boost y Grow, y viene incluida en Prosper+, donde también viven la gestión de prospectos y la admisión de consultas.

Así que "tiene admisión" y "su plan tiene admisión" son afirmaciones distintas. Dos de las cuatro listas de precios revisadas para esta pieza ponen la admisión misma detrás de un nivel o la venden como complemento, y una tercera vende la firma electrónica por separado de todos los planes.

Una verificación de conflictos produce un resultado, no una decisión

La documentación de ayuda de Lawmatics señala que su verificación de conflictos recorre los asuntos del despacho buscando coincidencias en campos, notas y otros registros, y devuelve aprobar, denegar o marcar como posible conflicto. Si hay varios resultados, se descargan en un archivo CSV, y las verificaciones quedan registradas en una página general y en las líneas de tiempo de cada asunto.

La plataforma puede aprobar automáticamente una verificación que no arroje coincidencias. Si esa opción no se selecciona, la documentación del proveedor señala que la verificación quedará por defecto como posible conflicto y que alguien tendrá que aprobarla o denegarla manualmente. El software aporta la búsqueda y el registro. Una persona aporta la decisión.

El comentario [3] de la regla 1.7 de conducta profesional de Washington recoge textualmente el lenguaje de la regla modelo de la ABA. Un conflicto puede existir antes de que se emprenda la representación, y en ese caso la representación debe rechazarse salvo que el abogado obtenga el consentimiento informado de cada cliente en las condiciones del párrafo (b). Para determinar si existe, dice el comentario, el abogado debe adoptar procedimientos razonables, apropiados para el tamaño y el tipo de despacho y de práctica, que determinen las personas y los asuntos involucrados tanto en materia contenciosa como no contenciosa. La ignorancia causada por no instituir esos procedimientos no excusará una violación de la regla.

La distinción es directa. La regla pide un procedimiento y una determinación. El software busca en los registros y deja constancia del resultado. Un nombre que nunca entró a la base de datos no puede ser encontrado por la búsqueda, por buena que sea la coincidencia, lo cual es una pregunta sobrequé recoge el formulario de admisiónantes de que corra cualquier búsqueda. La opinión formal 498 de la ABA, citando el comentario [2] de la regla modelo 5.1, coloca las medidas diseñadas para detectar y resolver conflictos de interés entre las políticas que se espera que tenga un despacho, junto con identificar las fechas en que deben tomarse acciones y rendir cuentas de los fondos del cliente. Una función de verificación de conflictos puede formar parte de ese procedimiento. No es el procedimiento por sí sola.

La firma electrónica tiene un piso legal

La ley de firmas electrónicas en el comercio global y nacional, 15 U.S.C. sección 7001, se promulgó en 2000. Para una transacción en el comercio interestatal o extranjero, o que lo afecte, una firma, un contrato u otro registro no puede ser privado de efecto legal, validez o exigibilidad solo por estar en forma electrónica. Un contrato tampoco puede ser privado de ese efecto solo porque se usó una firma electrónica o un registro electrónico en su formación.

Para el consumidor que debe recibir información por escrito, la subsección (c)(1) agrega una condición: el consumidor debe haber consentido de forma afirmativa el uso electrónico, y no debe haber retirado ese consentimiento. Una firma electrónica válidamente capturada en un acuerdo de honorarios no es una firma de segunda clase bajo la ley federal, y el punto del consentimiento es lo que hay que revisar cuando el registro se entrega por vía electrónica a un cliente consumidor. The Docket ya trató por separadoqué hace válida una firma electrónica y el paso de consentimiento que los despachos pasan por alto.

El proveedor es un no abogado fuera del despacho

Conforme a la regla 5.3, leída aquí en la adopción textual de Washington, el socio o el abogado con autoridad directiva comparable debe hacer esfuerzos razonables para que el despacho tenga en vigor medidas que den seguridad razonable de que la conducta del no abogado es compatible con las obligaciones profesionales del abogado, y el abogado con autoridad de supervisión directa tiene el mismo deber. El párrafo (c) hace responsable al abogado por la conducta que ordena o ratifica con conocimiento, y por no tomar medidas correctivas razonables a tiempo.

El comentario [1] extiende esas medidas a los no abogados dentro del despacho y a los no abogados fuera del despacho que trabajan en asuntos del despacho. El comentario [3] da ejemplos que incluyen contratar a una empresa de gestión documental para crear y mantener una base de datos, y usar un servicio en internet para almacenar información del cliente. Al usar esos servicios fuera del despacho, el abogado debe hacer esfuerzos razonables para asegurar que se presten de manera compatible con sus obligaciones profesionales. El alcance de ese deber depende de la formación, la experiencia y la reputación del no abogado, la naturaleza de los servicios, los términos de cualquier acuerdo sobre la protección de la información del cliente, y los entornos legales y éticos de las jurisdicciones donde se prestarán los servicios.

La opinión 498, emitida el 10 de marzo de 2021, describe la práctica virtual como el ejercicio de la abogacía habilitado por la tecnología más allá del despacho físico tradicional, y nombra la competencia, la diligencia, la comunicación, la confidencialidad y la supervisión como los deberes que hay que considerar en particular. En la página 4 señala que el deber de supervisar a los no abogados alcanza tanto a los de dentro como a los de fuera del despacho, y que los abogados deben revisar con cuidado los términos de servicio aplicables a sus sistemas de software para evaluar si la confidencialidad está protegida. Su nota al pie a esa frase advierte que tales términos pueden cubrir sistemas que recopilan, rastrean y usan información, y que podrían pretender ser dueños de esa información o reservarse el derecho de venderla o transferirla a terceros.

Bajo el encabezado de proveedores y otra asistencia, la opinión dice que el abogado debe asegurar que esos servicios cumplan con su obligación de confidencialidad y con sus demás deberes éticos, que considere un acuerdo de confidencialidad cuando sea apropiado, y que toda la información relacionada con el cliente quede segura, indexada y fácilmente recuperable. El comentario [8] de la regla modelo 1.1, que la opinión cita, pide al abogado mantenerse al día sobre los cambios en el derecho y en su práctica, incluidos los beneficios y los riesgos asociados con la tecnología pertinente.

Comprar automatización de la admisión no traslada ningún deber fuera del abogado. Agrega un servicio de no abogados fuera del despacho. Los términos de servicio del proveedor pasan a ser una cuestión de confidencialidad, no una formalidad de compra.

Los precios publicados no responden toda pregunta sobre la admisión

Para esta pieza se leyeron cuatro páginas de precios de proveedores lado a lado durante la edición. PracticePanther y CasePeer publicaron una cifra por usuario. Lawmatics y Smokeball no.

La página de marketing de categoría de un proveedor citaba dos cifras porcentuales sobre las expectativas de respuesta de los clientes sin nombrar fuente para ninguna. Esa misma página daba un desglose aproximado de costos mensuales de software legal que no coincidía con la propia página de precios del proveedor, que no publica cifra alguna en dólares. Esta redacción no repitió esos números, y un despacho que compara cotizaciones tampoco debería fijar precios contra ellos.

Archivar, que publica The Docket, es un sistema operativo de IA para un despacho de abogados. Contesta todas las llamadas las 24 horas del día en inglés y español, lleva la admisión, administra los asuntos y recuerda todo lo que hace el despacho. La pregunta de supervisión que un despacho se hace sobre un sistema que contesta el teléfono a las 2 de la mañana es la misma que la regla 5.3 hace sobre cualquier otro mostrador de admisión.

Antes de que termine la demostración, pregunte en qué nivel del plan están los formularios de admisión, la firma electrónica y la verificación de conflictos, y pida la respuesta por escrito.

Lea los términos de servicio en sus cláusulas de confidencialidad y uso de datos, porque la opinión 498 asigna esa revisión al abogado.

Defina quién aprueba o deniega un resultado de conflicto marcado, y escriba a esa persona dentro del procedimiento, porque la regla pide un procedimiento y el software pide una decisión.